Wij hechten veel belang aan uw recht op privacy en doen alle inspanningen om uw persoonsgegevens te beschermen overeenkomstig de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) en de nationale uitvoeringswetgeving. Uiteraard zijn wij ook gebonden aan ons beroepsgeheim zodat uw gegevens door ons als strikt vertrouwelijk worden behandeld.

In dit Privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij van u verzamelen, voor welke doeleinden wij deze gegevens zullen verwerken, op welke rechtsgrond wij deze verwerking baseren, aan wie uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven, hoe lang wij uw gegevens bewaren, hoe wij uw gegevens beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

1. Wie zijn wij?

Advocatenkantoor Dirk Rochtus BV is een besloten vennootschap naar Belgisch recht, gevestigd te Echelpoel 6a, 2288 Bouwel, België, en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0825.996.174 (Advocatenkantoor Dirk Rochtus). Advocatenkantoor Dirk Rochtus is een volledig onafhankelijk advocatenkantoor. In het kader van onze activiteiten, verzamelen, gebruiken, bewaren, delen of verwerken wij anderszins persoonsgegevens. Op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, kwalificeren wij als ‘verwerkingsverantwoordelijke’ met betrekking tot deze persoonsgegevens.

2. Van wie verzamelen wij persoonsgegevens?

In het kader van onze activiteiten, kunnen wij persoonsgegevens verzamelen van cliënten, potentiële cliënten en hun medewerkers, van bezoekers van onze website, van personen die zich inschrijven op onze elektronische mailings, van personen die hun visitekaartje of anderszins hun contactgegevens aan ons verstrekken, van personen die per e-mail of anderszins contact met ons opnemen en van sollicitanten.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij kunnen van u onderstaande persoonsgegevens verzamelen, voor zover deze gegevens relevant zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze nodig hebben zoals uiteengezet in Titel 4 hieronder. Telkens wanneer bepaalde gegevens verplicht in te vullen zijn, en andere gegevens slechts optioneel, zal dit duidelijk worden aangegeven, zodat u kan kiezen om ons uw persoonsgegevens te verstrekken of niet.

Identificatie- en contactgegevens

Persoonlijke identificatiegegevens: naam, bedrijfsnaam, adres, telefoon/gsm-nummer, e-mailadres, BTW nummer

Identificatiegegevens uitgegeven door de overheid

Kopie van identiteitskaart

Financiële bijzonderheden

Identificatie- en bankrekeningnummers; Financiële transacties: bedragen die u moet betalen en heeft betaald, overzicht van de betalingen, enz.; Overeenkomsten en schikkingen

Beroep en betrekking

Particulier of bedrijf, desgevallend BTW-nummer, functie

4. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens en op welke rechtsgrond baseren wij deze verwerking?

Wij kunnen bovenstaande persoonsgegevens gebruiken voor de volgende doeleinden:

• voor cliënten- en leveranciersbeheer
• voor het beheer van (facturatie-)geschillen en claims
• om offertes op te maken voor potentiële cliënten
• voor het beheer van onze website
• om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (met inbegrip van de verplichtingen die ons worden opgelegd uit hoofde van de antiwitwaswetgeving)
• voor marketingdoeleinden, nl. voor onze elektronische nieuwsbrief (indien u zich hierop heeft ingeschreven)
• voor de aanduiding van referenties op onze website en juridische gidsen zoals Legal 500 en Chambers
• om de geschiktheid van kandidaten te beoordelen in het kader van een selectieprocedure

Voor uw volledige informatie, kan u hieronder de voor deze verwerkingen relevante rechtsgronden terugvinden:

• De verwerking van persoonsgegevens voor het leveren van diensten aan cliënten en voor de opvolging van verkopen en facturatie baseren wij op twee rechtsgronden. Wanneer de cliënt een natuurlijke persoon is, baseren wij deze verwerking op de noodzaak voor de uitvoering van overeenkomst die wij met de betrokkene hebben gesloten. Indien de cliënt een rechtspersoon is, baseren wij dit op de noodzaak voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen voor de uitvoering van de met de cliënt gesloten overeenkomst (die niet de betrokkene is).
• De verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de identificatie van onze cliënten van baseren wij op onze wettelijke verplichting uit hoofde van de witwaswetgeving.
• De verwerking van persoonsgegevens voor elektronische direct marketing doeleinden (het versturen van onze elektronische nieuwsbrief) baseren wij op uw opt-in toestemming. Enkel wanneer u ondubbelzinnig te kennen heeft gegeven dat u onze elektronische nieuwsbrief graag wenst te ontvangen (u bent hierin volledig vrij), zullen wij u hiervoor registreren. Weet dat u op ieder moment het recht heeft om uw toestemming opnieuw in te trekken, zonder dat wij hiervoor enige kost aanrekenen en zonder dat dit voor u negatieve gevolgen heeft. U kunt dit doen via de opt-out link opgenomen in elk van onze marketing e-mails of door een e-mail te sturen aan secretariaat@advocaatrochtus.be.
• De verwerking van persoonsgegevens in het kader van een selectieprocedure baseren wij op de noodzaak om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen, of op onze gerechtvaardigde belangen om deze gegevens op een zodanige manier te gebruiken dat wij de beste wervingsbeslissingen kunnen nemen.
• De verwerking van persoonsgegevens voor gebruik als refentie op onze website of in juridische gidsen zoals Legal 500 en Chambers, baseren wij steeds op uw voorafgaande toestemming.
• In alle andere gevallen, baseren wij de verwerking van persoonsgegevens op de noodzaak voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen (met name ons belang om prospecten en mogelijke cliënten te contacteren, om vragen te behandelen, om onze business te promoten in het algemeen, zowel online als offline, om onze contacten te onderhouden, enzovoort).

5. Aan wie kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan volgende partijen:

• Onze dienstverleners die als ‘verwerkers’ voor ons optreden zoals IT dienstverleners, PR/marketing dienstverleners die voor ons mailingcampagnes organiseren, vertaalbureaus.
• Onze professionele adviseurs zoals externe advocatenkantoren en boekhouders.
• Derden die betrokken zijn bij de uitvoering van onze dienstverlening aan cliënten zoals deurwaarders, arbiters, bemiddelaars, griffiers, de tegenpartij en hun advocaten, getuigen, deskundigen.
• Overheidsinstanties zoals politiediensten, het gerecht, stafhouder van de Ordes waartoe wij behoren, de Cel voor Financiële Informatieverwerking.

Opgelet: deze lijst is niet exhaustief. Er kunnen andere gevallen zijn waarbij we andere partijen moeten informeren om onze diensten zo effectief mogelijk te kunnen leveren.

Bij doorgiften aan derde partijen, zorgen wij er steeds voor dat wij passende beschermingsmaatregelen nemen. Waar nodig zullen wij bijvoorbeeld een overeenkomst inzake doorgifte of een verwerkersovereenkomst sluiten, waarin beperkingen voor het gebruik van uw persoonsgegevens en verplichtingen met betrekking tot de beveiliging van uw persoonsgegevens worden vastgelegd.

Uw persoonsgegevens worden niet uitgeleend of verkocht aan derde partijen voor marketingdoeleinden zonder uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming.

Uw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte.

6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij houden uw persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verzameld en verwerkt (zoals hierboven beschreven).Voor het verlenen van diensten aan onze cliënten en het voldoen aan onze wettelijke verplichting inzake de bestrijding van witwassen en terrorisme, bewaren wij relevante persoonsgegevens ten minste tien jaar na beëindiging van onze cliëntenrelatie of het relevante dossier.
Alle persoonsgegevens gebruikt voor marketingdoeleinden zullen bijgehouden worden tot het moment dat u ons laat weten dat u onze mailings niet langer wenst te ontvangen of het erop lijkt dat uw e-mailadres niet langer in gebruik is.

Alle persoonsgegevens die wij verkrijgen gedurende een selectieprocedure worden bewaard gedurende deze procedure en tot één jaar na de afronding ervan voor het behandelen van eventuele klachten. Wij zullen deze persoonsgegevens bovendien opnemen in een wervingsreserve gedurende een periode van twee jaar na de afronding van de selectieprocedure. Indien u niet wenst dat uw persoonsgegevens opgenomen worden in onze wervingsreserve, dan kan u zich daar op elk ogenblik, ook na de afronding van de selectieprocedure, tegen verzetten door dit te melden aan secretariaat@advocaatrochtus.be.

Meer informatie over onze bewaartermijnen is beschikbaar op eenvoudig verzoek.

7. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op de specifieke risico’s die we hebben geïdentificeerd.
Wij beschermen uw persoonsgegevens op die manier zo goed als mogelijk tegen de vernietiging, het verlies, de wijziging, of de ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.

Meer informatie over onze beveiligingsmaatregelen is beschikbaar op eenvoudig verzoek.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

Binnen de grenzen gedefinieerd in de artikelen 15-22 van de AVG, heeft u de volgende wettelijke rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: u heeft het recht om van ons bevestiging te krijgen over of we uw persoonsgegevens al dan niet verwerken, om inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens en hoe en waarom ze verwerkt worden, alsook een kopie te ontvangen van die gegevens.
• Recht op verbetering: u heeft het recht om een verbetering te verkrijgen van uw persoonsgegevens of om te vragen dat wij uw persoonsgegevens vervolledigen wanneer u merkt dat wij onjuiste of onvolledige gegevens van u verwerken.
• Recht op verwijdering (‘recht om vergeten te worden’): U heeft in bepaalde specifieke gevallen het recht om gegevensverwijdering te verkrijgen, inclusief op sociale media.
• Recht op beperking: U heeft het recht om in bepaalde specifieke gevallen de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken.
• Recht op overdraagbaarheid: U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt, te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, en om die persoonsgegevens aan een andere verantwoordelijke (te doen) overdragen.
• Recht van bezwaar: U heeft het recht om vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang.
• Recht van bezwaar tegen direct marketing: U heeft ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden. Dit recht is absoluut – wij zullen hier dan ook steeds gevolg aan geven.

Indien u van geen enkele onderneming nog direct marketing via telefoon wenst te ontvangen, kan u uw telefoonnummer toevoegen aan de Bel-me-niet-meer Lijst (www.dncm.be). Indien u via de post geen direct marketing meer wenst te ontvangen, kan u uw gegevens toevoegen aan de Robinson Lijst ( www.robinsonlist.be). Wij houden steeds met beide lijsten rekening in onze direct marketing campagnes.

U kan bovenstaande rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar secretariaat@advocaatrochtus.be, of in geval van het recht van bezwaar tegen direct marketing ook via de opt-out link opgenomen in onze marketing e-mails.

De uitoefening van deze rechten is in beginsel gratis. Enkel bij onredelijke of herhaaldelijke verzoeken kunnen wij hiervoor een redelijke administratieve kost aanrekenen.

Wij trachten steeds zo snel mogelijk te antwoorden op uw verzoeken of vragen. Het is mogelijk dat wij u eerst om een identiteitsbewijs vragen om uw identiteit te controleren.

Voor verdere informatie en advies over bovenstaande rechten verwijzen wij u naar de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Behalve voormelde rechten, heeft u ook steeds het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens door ons. U kan de autoriteit bereiken via contact@apd-gba.be of per post op volgend adres:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussels

9. Wijzigingen van dit Privacybeleid

Van tijd tot tijd kan het nodig zijn om dit Privacybeleid te wijzigen. Wanneer we veranderingen aan het beleid publiceren, veranderen we de datum van de “laatste update” bovenaan het document. De meest recente versie van dit Privacybeleid is te allen tijde beschikbaar op onze website.

10. Contact

Indien u vragen of bedenkingen zou hebben omtrent dit Privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, kan u steeds contact met ons opnemen via secretariaat@advocaatrochtus.be.